Nowe obowiązki informacyjne dla pracodawcy

Rok 2023 był rewolucyjny w prawie pracy. Zmiany wprowadzone przez Ustawodawcę dotyczyły takich kwestii, jak urlopy osób posiadających dzieci, czy też wprowadziły niemałą rewolucję w pracy zdalnej pracowników.

Zmienił się sposób przechodzenia na taką formę zatrudnienia oraz zostały wyszczególnione nowe obowiązki pracodawcy dotyczące pracy zdalnej jego pracowników. Więcej o zmianach w prawie pracy możecie znaleźć na naszym blogu.

Kolejna zmiana, o której możecie przeczytać w tym artykule, dotyczyła nowych obowiązków informacyjnych. Nakładają one na pracodawcę szereg dodatkowych wymagań związanych z obowiązkami informacyjnymi wobec pracownika, które należy spełnić w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Wypełnienie większości z poniższych obowiązków informacyjnym może nastąpić poprzez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych. Informacje mogą zostać przekazane pracownikowi w formie papierowej lub w formie elektronicznej, pod warunkiem, że pracownik będzie miał możliwość ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania pracownikowi.

Informowanie o zasadach podejmowania pracy

Pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracownika o takich kwestiach jak obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie pracy oraz wymiarze czasu pracy. O zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią, a w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę.

Kiedy pracownik wykonuje swoją pracę w kilku lokalizacjach, pracodawca musi przekazać mu informacje o zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy.

Informacje dotyczące wynagrodzenia

W tej kwestii padają trzy ważne wymogi informacyjne dotyczące innych niż określone w umowie o pracę składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych. A gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia.

Jeżeli w regulaminie pracy nie ma informacji o porze nocnej (kiedy się zaczyna i ile trwa), to muszą one zostać zawarte w piśmie do pracownika razem z przyjętym sposobem potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwianiu nieobecności.

Informacje związane z odpoczynkiem w i od pracy

Pracodawca musi poinformować pracownika o długości i ilości przerw w pracy. Podobnie jest w przypadku dobowego i tygodniowego odpoczynku, informacja o przysługującym czasie odpoczynku musi znaleźć się w wiadomości do pracownika.

Co więcej, pracodawca jest zobowiązany do poinformowania również o wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o procedurach jego przyznawania i ustalania.

Inne konieczne informacje dla pracownika

Pracodawca w piśmie wysłanym do pracownika musi podać informacje o jego prawie do szkoleń, jeżeli je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej w firmie.

Układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji.

Ostatnią informacją, jaką musi zamieścić podmiot zatrudniający w piśmie od pracownika, są obowiązujące procedury rozwiązania stosunku pracy, w tym:

• wymogi formalne,
• długość okresu wypowiedzenia,
• terminie odwołania się do sądu pracy lub jeżeli nie jest możliwe, określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji,
• sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia.

Poza wskazanymi obowiązkami, związanymi z zawieraniem umowy o pracę, pracodawca dodatkowo jest obowiązany informować pracowników w sposób u siebie przyjęty o możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy, możliwości awansu czy wolnych stanowiskach pracy.

Dodatkowo należy pamiętać, że w ciągu 30 dni od dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca jest zobowiązany do poinformowania zatrudnionego o nazwie instytucji ubezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz o ochronie związanej z zabezpieczeniem społecznym.

Nowe obowiązki informacyjne wymagają wprowadzenia szeregu zmian, które są często skomplikowane oraz mało zrozumiałe. Dlatego zachęcamy do skorzystania z usług podmiotów specjalizujących się w prawie pracy, takich jak kancelarie prawne. Zmniejszy to ryzyko nieprawidłowego wprowadzenia zmian w przedsiębiorstwie.