Krajowa delegacja pracownicza i związane z nią formalności – o czym trzeba pamiętać?

Twoja firma chce podpisać umowę z klientem z innego miasta? A może potrzebne są zgody, które można uzyskać tylko w urzędzie znajdującym się w innej miejscowości? W takim razie najlepszym rozwiązaniem będzie delegacja pracownicza. Zorganizowanie jej wymaga jednak trochę wysiłku – pracodawca musi zastosować się do wymagań, jakie stawia przed nim kodeks pracy.

Delegacja pracownicza – co można uznać za podróż służbową?

Nie każdy wyjazd pracownika poza miasto może zostać zakwalifikowany jako podróż służbowa, czyli delegacja pracownicza. By tak się stało, trzeba spełnić kilka warunków. Przede wszystkim, cel wyjazdu musi być ściśle związany z obowiązkami służbowymi, wykonywanymi na polecenie pracodawcy. Nie bez znaczenia jest także miejsce, do którego udaje się pracownik. Musi się ono znajdować poza miejscem, w której znajduje się jego stałe miejsce pracy albo siedziba pracodawcy.

Istotny jest również czas trwania podróży służbowej. Jeśli pracodawca chce wysłać gdzieś zatrudnionego na dłużej niż 3 miesiące, taki wyjazd nie będzie już traktowany jako delegacja pracownicza. Zostanie uznany za czasową zmianę miejsca pracy.

Jeżeli planowany wyjazd spełnia wszystkie powyższe wymagania, możesz przystąpić do wypełniania formalności, związanych z delegacją.

Krok 1. Prośba o zgodę

Ten punkt jest brany pod uwagę tylko w 2 przypadkach:

• kiedy pracownica jest w ciąży,
• gdy pracownik opiekuje się dzieckiem, które ma nie więcej niż 4 lata.

Jeśli jednak zamierzasz wysłać w podróż pracownika, którego nie dotyczy żaden z powyższych punktów, jego zgoda nie jest potrzebna. Delegacja pracownicza jest traktowana jak zwykły obowiązek służbowy, dlatego zatrudniony musi na nią pojechać.

Krok 2. Polecenie wyjazdu – dokumentacja podróży

Jako pracodawca musisz też wydać polecenie wyjazdu. W takim dokumencie powinny się znaleźć następujące informacje:

• dane pracownika – imię, nazwisko, zajmowane stanowisko,
• cel delegacji – ten punkt obejmuje m.in. miejsce wyjazdu, a także opis zadań, które pracownik ma wykonać,
• miejscowość, w której pracownik ma rozpocząć podróż i ta, w której ma ją zakończyć,
• czas trwania delegacji,
• termin delegacji,
• środek transportu, z jakiego pracownik będzie korzystał,
• wysokość zaliczki wypłacanej przez pracodawcę na pokrycie kosztów podróży (jeśli została wypłacona),
• termin rozliczenia się z wydatków (po zakończeniu podróży).

Cały dokument powinien zostać podpisany przez pracodawcę albo inną osobę, o odpowiednich uprawnieniach.

Krok 3. Wpłata zaliczki na pokrycie kosztów podróży

Delegacja pracownicza nieuchronnie wiąże się dla pracodawcy z dodatkowymi kosztami. Jest on zobowiązany do tego, by wypłacić pracownikowi kwotę na pokrycie:

• kosztów noclegów,
• opłat za przejazdy i dojazdy środkami komunikacji miejskiej, np. tramwajami, autobusami,
• innych niezbędnych wydatków, które zostały uznane bądź określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb – co ważne, muszą one zostać udokumentowane.

Pracodawca jest też zobowiązany do tego, by wypłacić pracownikowi dietę. Za każdą dobę spędzoną w podróży, zatrudniony ma prawo otrzymać dietę w wysokości nie mniejszej niż 30 zł.

Nie sposób z góry dokładnie określić, jak duże będą wydatki pracownika w czasie delegacji, dlatego ich całkowite rozliczenie powinno się odbywać już po jego powrocie z podróży. Zanim jednak zatrudniony wyjedzie, pracodawca powinien wręczyć mu zaliczkę, jeśli wystosuje on taki wniosek. Jak obliczyć jej prawidłową wysokość? Cześć kosztów, które na pewno zostaną poniesione, np. na przejazdy i noclegi, można ustalić jeszcze przed wyjazdem – kwota zaliczki powinna je pokrywać. Na ostateczne rozliczenie wszystkich kosztów podróży, pracownik ma czas do 14 dni po jego powrocie z delegacji.

Chciałbyś mieć pewność, że dopełniłeś wszelkich formalności, wysyłając pracownika w podróż służbową? Skonsultuj to z nami – chętnie Ci pomożemy.