Umowa o zachowaniu poufności (NDA) – kiedy jest potrzebna?

W ramach obrotu gospodarczego niekiedy dochodzi do ujawniania informacji. Mają one często istotną wartość ekonomiczną. Mogą decydować o przewadze konkurencyjnej i pozycji przedsiębiorcy na dynamicznie rozwijającym się rynku.

Z biegiem lat wzrosło znaczenie zagadnienia ochrony tajemnicy organizacji. Wzrosła również potrzeba wdrożenia środków i narzędzi ochronnych. Mogą one uchronić daną osobę czy firmę przed szkodą. Nic więc dziwnego, że coraz częściej przedsiębiorcy – jeszcze zanim dojdzie do współpracy – żądają podpisania umowy o zachowaniu poufności (z ang. NDA – Non-Disclosure Agreement).

Czym jest umowa o zachowaniu poufności?

Umowa o zachowaniu poufności to fundamentalny instrument prawny. Jest zawierana w formie porozumienia między dwoma podmiotami. Ma zobowiązać strony do nieujawnienia określonych informacji poufnych. Informacje te są otrzymywane w toku współpracy, negocjacji lub innej relacji biznesowej.

Celem zawarcia opisywanego porozumienia jest dwustronne lub jednostronne zabezpieczenie. Dotyczy ono poufnych informacji oraz zapewnienia ochrony intelektualnej własności i kluczowych danych biznesowych. Każdy z wymienionych aspektów ma wpływ na jakość funkcjonowania firmy.

Do informacji, które mogą zostać objęte tajemnicą zaliczamy:

• strategie marketingowe
• informacje dotyczące finansów
• dane klientów
• kod źródłowy

Kiedy warto podpisać NDA?

W pierwszej kolejności warto zaznaczyć, że umowa ta może pełnić funkcję zaporową, jak i dowodową. Oznacza to, że NDA przyda nam się w dwóch przypadkach. Po pierwsze, gdy będziemy chcieli zniechęcić stronę do nielojalnych działań. Po drugie, gdy będzie nam potrzebne narzędzie do zabezpieczenia naszego interesu. Dotyczy to sytuacji, gdy niepożądane dane zostaną ujawnione, a my będziemy wiedzieć, że zostały one przekazane z zastrzeżeniem poufności.

Przykładowe sytuacje, gdy potrzebna nam może być umowa o zachowanie poufności to:

• biznesowe przedsięwzięcie wymagające dzielenia się szczegółowymi informacjami z innymi firmami
• zatrudnianie nowych pracowników, celem ochrony procesów zachodzących w organizacji oraz strategii marketingowych
• przekazanie podwykonawcy szczegółów technologicznych lub własnych rozwiązań

Kluczowe elementy umowy NDA

Jeśli zastanawiamy się nad podpisaniem umowy o zachowanie poufności, to musimy pamiętać o konkretnych elementach. Elementy te sprawią, że umowa będzie dla nas realnym zabezpieczeniem:

1. Wszelkie informacje poufne, których dotyczy umowa, powinny być zdefiniowane i skategoryzowane. Ogólne sformułowania mogą nie wystarczyć, np. w przypadku poufnych informacji przekazywanych ustnie lub cyfrowo. Zaznaczenie dokładnych ram i definicji zagwarantuje nam większe bezpieczeństwo.
2. Należy oznaczyć strony umowy oraz sprecyzować jej charakter. Trzeba określić, czy jest to umowa jednostronna, czy dwustronna. W umowie dwustronnej obydwie strony ujawniają informacje, ale również zobowiązują się do zachowania poufności.
3. Umowa powinna zawierać określony okres obowiązywania. Uchroni nas to przed zbyt szybkim wygaśnięciem jej ważności.
4. Trzeba określić zakres zobowiązania. Poza zakazem ujawniania powinien on uwzględniać również zakaz wykorzystywania informacji w celach innych niż określony cel współpracy.
5. Sankcja za naruszenie umowy stanowi kluczowy element NDA. Ma przede wszystkim odstraszać stronę od nielojalnego działania. W praktyce biznesowej warto uwzględnić mechanizm kar umownych, który precyzyjnie określa konsekwencje finansowe za każde pojedyncze naruszenie. W zależności od wagi i charakteru chronionej informacji, sumy te mogą wynosić od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych (często w przedziale 200-300 tys. zł) za pojedyncze naruszenie. Istotne jest, by kary były uruchamiane dopiero po formalnym wezwaniu do zaprzestania naruszeń i wyznaczeniu odpowiedniego terminu na naprawę zaistniałej sytuacji. Dobrą praktyką jest również wprowadzenie ogólnego limitu odpowiedzialności odszkodowawczej, aby nadmierne sankcje nie przekreśliły ekonomicznego sensu umowy.
6. W umowie powinny znajdować się wyjątki od poufności, np. informacje powszechnie znane, już znane stronie przed ujawnieniem lub ujawnione zgodnie z prawem.

Kiedy NDA może być zbędne?

Pomimo tego, że umowa o zachowaniu poufności to przydatne i uznane narzędzie w środowisku biznesowym, są sytuacje, w których jej podpisywanie może być zbędne lub nawet kontrproduktywne:

1. Zwykłe zapytanie ofertowe lub prosta współpraca handlowa. Nie wymagają one od stron wymiany informacji wrażliwych. W takim przypadku umowa NDA może zostać potraktowana jako przerost formy przekazu i postawić firmę bądź przedsiębiorcę w złym świetle.
2. Gdy druga strona nie ma realnego kontaktu z informacjami poufnymi. Dotyczy to np. podwykonawcy wykonującego określone zadanie bez dostępu do kluczowych danych.
3. W przypadku długoletnich relacji partnerskich oraz związków. Formalizowanie wszystkiego na etapie każdej interakcji może negatywnie wpłynąć na nasze relacje biznesowe oraz życie osobiste.

Podsumowanie

Umowa o zachowaniu poufności stanowi ważne narzędzie ochrony informacji o znaczeniu biznesowym, jednak wymaga przemyślanego zastosowania w odpowiednich sytuacjach. Skuteczna umowa NDA musi zawierać precyzyjne zapisy dotyczące zakresu poufności, sankcji za naruszenie oraz ograniczeń odpowiedzialności, aby faktycznie zabezpieczać interesy stron bez negatywnego wpływu na współpracę biznesową.