Ryzyka prawne w przedsiębiorstwie – jak je ustalić i ograniczyć występowanie?

Każde przedsiębiorstwo w swoim istnieniu napotykać będzie na różnego rodzaju ryzyka. W głównej mierze będą to ryzyka finansowe oraz ekonomiczne, jednakże do grupy ryzyk, z którymi musi radzić sobie każda firma, należy zaliczyć jeszcze ryzyko prawne. Dział zajmujący się ryzykiem prawnym w przedsiębiorstwie określa się mianem compliance, a osobę, która się nim zajmuje compliance officerem.

Ryzyko prawne – definicja

Ryzyko prawne definiować należy jako możliwość poniesienia strat na skutek prowadzenia przez przedsiębiorstwo aktywności wykraczających poza ramy odpowiednich regulacji, prawnych bądź kontraktowych. Inaczej ujmując, ryzyko prawne stanowi zagrożenie, które wynika pośrednio lub bezpośrednio z nieprzestrzegania przepisów oraz zawartych umów.

Przykładem ryzyka prawnego może być sytuacja, kiedy w przedsiębiorstwie zwlekamy z wprowadzeniem lub uchwaleniem zmian wynikających ze zmian prawnych. Podobnie będzie wyglądać sytuacja, kiedy uchwalimy zmiany w działaniu firmy, ale będą one niezgodne lub błędne w stosunku do zapisów prawa.

Mając na uwadze ryzyko prawne należy zwracać uwagę na kilka kwestii. Zarówno w przypadku ryzyka prawnego, jak i każdego innego, mowa o prawdopodobieństwie jego wystąpienia, nie ma pewności, że ono wystąpi. Jednak w momencie jego zaistnienia, może mieć ono konsekwencje materialne (finansowe) oraz niematerialne (prawne). Na koniec należy mieć na uwadze, że ryzyko prawne może mieć charakter wewnętrzny i zewnętrzny. Na wewnętrzne ryzyko prawne mamy wpływ i możemy mu przeciwdziałać, bo wszelkie działania z nim związane zamykają się w obrębie firmy. Zewnętrzne ryzyko pojawia się poza strukturami organizacji i nie ma się na nie wpływu, zmiany w prawie są tego najlepszym przykładem.

W procesie zarządzania ryzykiem prawnym konieczne jest skorzystanie z pomocy osób o odpowiednich kompetencjach. Można to zrealizować poprzez utworzenie stanowiska i zatrudnienie osoby z doświadczeniem prawniczym lub w compliance lub też skorzystanie z usług podmiotów zewnętrznych.

Zapobieganie ryzyku prawnemu – ustalanie i minimalizacja ryzyka

Na początku musimy ustalić, jaką postać ma dane ryzyko, na jakich płaszczyznach występuje oraz jakie jest prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Weryfikacja ryzyka to obowiązkowy krok, przed podjęciem jakichkolwiek działań z nim związanych, bo dobrze przeprowadzona analiza jest w stanie zapewnić maksymalną skuteczność kroków zapobiegawczych w firmie.

Kolejnym krokiem będzie ustalenie dokładnego obszaru działalności przedsiębiorstwa, niektóre branża mogą charakteryzować się innym specyfikacjami. Określenie obszaru działalności pozwoli na stworzenie katalogu dedykowanych aktów prawnych, regulacji i zaleceń. Oprócz regulacji branżowych nie należy zapominać o uwzględnieniu regulacji ogólnych takich jak prawo pracy, zapisy o ochronie danych osobowych (RODO) czy przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy (AML).

Bardzo ważne jest też określenie całego schematu organizacyjnego – ustalenie charakteru i szczebli poszczególnych stanowisk, stosunków kierownictwa, określenie liczby zatrudnionych pracowników. Dzięki temu możliwa będzie nie tylko stabilizacja stosunków podległości pomiędzy pracownikami, ale także określenie odpowiedzialności za powierzane zadania, czy też dostosowanie (lub wprowadzenie) właściwych dokumentów wymaganych przez prawo pracy.

Zmiany, które zostaną wprowadzone związku z zapobieganiem ryzyka prawnego w zasadzie będą dotyczyć całego przedsiębiorstwa i wszystkich pracowników. Dlatego na każdym etapie weryfikacji ryzyk prawnych należy współpracować z kierownikami jednostek zakładu, należy również poznawać opinie pracowników niższego szczebla, gdyż dzięki temu możliwe jest dotarcie do informacji o niestosowaniu wymaganych przepisów czy procedur.

Na koniec tego etapu należy zweryfikować kontrahentów oraz zawarte umowy. Dzięki czemu możliwa będzie klasyfikacja stopnia zabezpieczenia interesów przedsiębiorstwa, ocena stosowanych wzorców oraz skuteczności odzyskiwania należności z kontraktów.

Zapobieganie ryzyku prawnemu – konieczne działania

Po ustaleniu konkretnych postaci ryzyka prawnego zagrażającego firmie należy ustalić, co zrobić, aby nie dopuścić do strat. Wspominaliśmy o zewnętrznych przejawach ryzyka prawnego i o tym, że niestety nie mamy na nie wpływu. Dlatego też należy podejmować kroki mające na celu monitorowanie zmian w przepisach prawnych i być z nimi na bieżąco.

Dla zapewnienia zgodności działań przedsiębiorstwa z obowiązującym prawem konieczne jest wdrożenie adekwatnych procedur i regulaminów postępowania. Należy pamiętać przy tym, że samo ich wprowadzenie nie gwarantuje sukcesu, a najważniejszym elementem jest dokładne i całościowe przeszkolenie pracowników w zakresie nowych procedur i ich stosowania. Istotne jest też uściślenie schematu organizacyjnego przedsiębiorstwa, czyli takie usystematyzowanie stanowisk, aby każdy kierownik wiedział za działania, których pracowników odpowiada, a każdy pracownik wiedział, kto jest jego przełożonym.

Dla sprawnego zarządzania ryzykiem prawnym konieczne jest umożliwienie osobom trzecim (w tym pracownikom) bezpiecznego zgłaszania zauważanych nieprawidłowości w zakresie przestrzegania przepisów w firmie, a także ustalenie procedur działań następczych.

Jak widać, aby zapobiegać ryzyku prawnemu należy podjąć wiele kroków. Jako przedsiębiorca musisz zdecydować, czy zajmować się nim ma osoba już pracująca w firmie, czy może podmiot zewnętrzny. Mając na uwadze naszą praktykę w obszarze compliance i obserwację klientów Kancelarii, możemy stwierdzić, że najbardziej efektywnym sposobem radzenia sobie z ryzykiem prawnym jest współpraca przedsiębiorcy z profesjonalnym podmiotem zewnętrznym. Dzięki posiadanej wiedzy oraz szerokiemu doświadczeniu podmioty te są w stanie precyzyjnie ocenić sytuację, wdrożyć zmiany oraz wesprzeć przedsiębiorcę w ustaleniu polityki zarządzania ryzykiem prawnym w przedsiębiorstwie.

Pamiętaj, że lepiej zapobiegać niż leczyć. Wdrażanie działań zapobiegających ryzykom prawnym zabezpiecza przed nieprzyjemnymi konsekwencjami prawnymi oraz finansowymi, ale także pozytywnie wpływa na wizerunek i renomę firmy.