Rażąco niska cena w postępowaniu o zamówienie publiczne – jak skutecznie oceniać i jak skutecznie się bronić?

W praktyce zamówień publicznych temat rażąco niskiej ceny wywołuje emocje zarówno wśród zamawiających, jak i wykonawców. Jest to jedna z najczęstszych przyczyn odrzucenia ofert i nie każdy wie, jak podchodzić do tego tematu.

Ustawodawca nakłada na zamawiających obowiązek eliminacji ofert, których cena budzi uzasadnione wątpliwości co do możliwości wykonania zamówienia w sposób należyty. Z drugiej strony, wykonawcy mają prawo do ustalania cen wedle posiadanych ofert. Nieuzasadnione odrzucenie oferty może być nie tylko niekorzystne dla majątku publicznego, ale wręcz sprzeczne z prawem. Jak więc prawidłowo ocenić rażąco niską cenę? Co zrobić w sytuacji, gdy konieczne jest udowodnienie, że nasza oferta jest rzetelna i wykonalna?

Kiedy mamy do czynienia z rażąco niską ceną?

Ustawa Prawo zamówień publicznych nakłada na zamawiającego obowiązek wezwania wykonawcy do złożenia wyjaśnień, gdy cena lub koszt realizacji usługi budzi wątpliwości co do możliwości jej należytego wykonania. Przepisy nie określają jednak konkretnych granic, dlatego zamawiający powinien za każdym razem ocenić, czy dana oferta znacząco różni się od pozostałych lub od szacunkowej wartości zamówienia.

Możemy natomiast wyróżnić najczęstsze przesłanki uzasadniające wezwanie:

• Istotne odstępstwo od średniej arytmetycznej innych ofert (jeśli takowe są),
• Znaczna rozbieżność pomiędzy ceną oferty, a kosztorysem inwestorskim,
• Nierealność realizacji zamówienia przy wskazanym poziomie kosztów.

Jak w takiej sytuacji powinien postępować zamawiający? Oto kilka kroków, które warto rozważyć:

1. Zidentyfikować problematyczne elementy oferty – warto skupić się na tych zapisach w ofercie, które budzą wątpliwości, zamiast oceniać ofertę jako jedną całość.
2. Porównać oferty – zestawienie cen z różnych ofert, budżetu inwestycyjnego oraz cen rynkowych pozwala na obiektywną ocenę propozycji.
3. Wezwać do wyjaśnień – w piśmie należy precyzyjnie określić, które aspekty oferty wymagają wyjaśnienia, należy unikać ogólnych próśb o „wyjaśnienie wszystkiego”.
4. Przeanalizować rzetelność wyjaśnień – po otrzymaniu odpowiedzi, warto zadać sobie pytanie, czy są one konkretne i oparte na dokumentacji, czy może mają charakter ogólnikowy. Rzetelne wyjaśnienia powinny być spójne, szczegółowe oraz poparte odpowiednimi dowodami.
5. Podjąć decyzję – odrzucenie oferty powinno być ostatecznością, a nie automatyczną reakcją. W razie dalszych wątpliwości, należy dopytać.

Podsumowując, staranne podejście do analizy ofert i jasna komunikacja z oferentami stanowią klucz do efektywnego zarządzania procesem zamówień.

Jak skutecznie się bronić jako wykonawca?

1. Otrzymanie wezwania do złożenia wyjaśnień dotyczących ceny (art. 224 ust. 1 Pzp) nie jest równoznaczne z odrzuceniem oferty. To doskonała okazja, aby przekonać zamawiającego, że cena wynika z realnych oszczędności, a nie z surrealistycznych założeń. Zgodnie z art. 224 ust. 6 Pzp w zw. z art. 226 ust. 1 pkt 8 Pzp, brak odpowiedzi w terminie lub nieprzekonujące wyjaśnienia mogą skutkować odrzuceniem oferty.
2. Wykonawca musi uzasadnić swoją cenę, posługując się argumentami takimi jak: rabaty od dostawców, odpowiednie zaplecze stałe techniczne i kadrowe, zastosowanie nowoczesnych technologii, dogodna lokalizacja, które sprzyjają redukcji kosztów logistycznych. Zamawiający analizuje zarówno merytoryczną wartość odpowiedzi, jak i ich spójność i realność. Opieranie się na faktach pozwala obalić zarzut rażąco niskiej ceny (art. 224 ust. 5 Pzp).
3. Faktury, cenniki, umowy z podwykonawcami oraz szczegółowe kalkulacje kosztów stanowią solidne dowody. Zgodnie z art. 224 ust. 1 Pzp, zamawiający ma prawo żądać dowodów potwierdzających wyjaśnienia. Pamiętaj, że sama narracja bez dokumentacji zwykle nie przekona zamawiającego.
4. Zamiast opowiadać o swoim doświadczeniu, należy pokazać konkretne liczby, wymierne oszczędności oraz źródła, z których one wynikają.

Na co szczególnie zwraca uwagę zamawiający?

W trakcie analizy danej oferty, zamawiający w szczególności oceni:

1. Czy odpowiedź jest spójna i logiczna.
2. Czy przedstawione informacje mają odzwierciedlenie w dokumentach.
3. Czy cena oferty wynika z racjonalnych postaw ekonomicznych.
4. Czy wyjaśnienia są kompletne i złożone w odpowiednim terminie.

Brak odpowiedniego udokumentowania może prowadzić do odrzucenia oferty na podstawie art. 226 ust.1 pkt 8 Pzp.

Co zrobić, jeśli mimo wszystko zamawiający odrzuci ofertę?

W przypadku uznania wyjaśnień za niewystarczające, wykonawca ma możliwość:

• Wniesienia odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej zgodnie z art. 513 nast. Pzp. – zwłaszcza w sytuacji, gdy cena została uznana za rażąco niską bez należytej analizy. W odwołaniu należy wykazać, że wyjaśnienia były kompletne i rzetelne, zamawiający błędnie zinterpretował przedstawione dokumenty, zamawiający naruszył przepisy ustawy, odrzucając ofertę.
• Złożenia skargi do Prezesa UZP – w razie rażącego naruszenia zasad postępowania,
• Dochodzić ochrony prawnej na drodze cywilnej – co jednak jest trudniejsze i rzadziej stosowane w praktyce.

Podsumowanie

Rażąco niska cena nie zawsze musi świadczyć o słabej jakości oferty. W rzeczywistości oznacza to, że należy ją dokładnie uzasadnić. Dla zamawiającego niska cena wiąże się z potencjalnym ryzykiem, natomiast dla wykonawcy staje się szansą na zdobycie zlecenia. Zamawiający ma obowiązek starannie przeanalizować ofertę, zanim podejmie decyzję o jej odrzuceniu. Wykonawca z kolei powinien udowodnić, że jest w stanie zrealizować zamówienie w sposób korzystny cenowo, ale jednocześnie rzetelny. Kluczowe w tym procesie są transparentność i skrupulatność.