Przygotowanie przedsiębiorcy do wdrożenia procedur z zakresu sygnalistów – od czego zacząć?

„Czy przepisy o ochronie sygnalistów mnie dotyczą i co w ogóle mam z tym dalej zrobić?” Z takim pytaniem mierzymy się u wielu naszych klientów. Temat sygnalistów jest obecny w naszych realiach od ponad roku, ale w dalszym ciągu rodzi szereg wątpliwości.

Powyższe jest związane z tym, że zgodnie z dyrektywą o sygnalistach (dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii), kraje członkowskie miały wprowadzić pierwsze przepisy wykonawcze w tej sprawie do 17 grudnia 2021 r. Pomimo upływu terminu, polski ustawodawca w dalszym ciągu pozostaje na etapie projektu ustawy, a prace posuwają się na przód bardzo powoli.

Niestety, brak ustawy nie oznacza jednak braku możliwości dochodzenia praw na podstawie przepisów unijnych. W przypadku braku implementacji dyrektywy w terminie, osoba ma prawo do powołania się na nią bezpośrednio. Projekt przewiduje, że od momentu ogłoszenia ustawy przedsiębiorcy zatrudniający więcej niż 250 pracowników będą mieli tylko 4 miesiące na wdrożenie obowiązków ustawowych. Z powyższego płynie wniosek, że pomimo braku ustawy, przedsiębiorcy już teraz powinni przygotowywać się do wdrożenia procedur. Dla wielu podmiotów temat ten jest trudny i nie wiedzą jak do niego podejść, od czego zacząć. Poniżej postaramy się na to pytanie odpowiedzieć.

Etap pierwszy – czy jestem zobowiązany do wdrożenia procedur i od kiedy?

Odpowiedź na to pytanie należy zacząć od zrozumienia kim jest sygnalista i jaka jest jego rola. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która identyfikuje wszelkie przejawy nieprawidłowości zachodzących w organizacji czy zakładzie pracy, a następnie raportuje to swoim bezpośrednim przełożonym. W przypadku braku reakcji ze strony kierownictwa firmy, sygnalista może dane nieprawidłowości zgłosić na zewnątrz – do wyznaczonych do tego organów.

Następnie należy ustalić, czy jest się w gronie przedsiębiorców zobowiązanych do wdrożenia procedur. Na podstawie dyrektywy oraz projektu ustawy, przedsiębiorcą zobligowanym do wdrożenia procedury sygnalistów jest każdy podmiot prawny wykonujący działalność w określonym obszarze (sektor finansowy, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska i inne), a do tego podmiot, na rzecz którego świadczy pracę co najmniej 50 osób. W gronie podmiotów obowiązanych znajdują się również podmioty publiczne, które tak jak podmioty z sektorów specjalnych mają obwiązek wdrożenia procedury nawet pomimo braku wymagalnej liczby osób świadczących pracę, czyli co najmniej 50 osób.

Przez pojęcie świadczenia pracy na rzecz pracodawcy należy rozumieć wszystkie osoby świadczące pracę, niezależnie od tego czy są one zatrudnione na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej czy samozatrudnieni. Ustawodawca za sygnalistę uznaje również m.in. pracownika tymczasowego, wykonawcę dzieła, czy wspólnika bądź akcjonariusza. Procedurą dokonywania zgłoszeń muszą być obligatoryjnie objęte wszystkie osoby wykonujące pracę, niezależnie od podstawy prawnej.

Etap drugi – Jaki jest stan organizacyjny mojego przedsiębiorstwa?

W etapie drugim, gdy pracodawca wie już, że jest zobligowany do wdrożenia procedury sygnalistów, musi on ustalić stan prawny przedsiębiorstwa, jak i jego oczekiwań w związku z wdrażaniem procedury. Pracodawca winien ustalić strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa, określając liczę poszczególnych działów jak i poddziałów wraz z wyszczególnieniem liczby osób świadczących w nich pracę. Struktura taka często pojawia się w regulaminie pracy.

Ustalenie struktury organizacyjnej jest potrzebne do wykazania zależności. Pracodawca musi bowiem powołać komisję do obsługi zgłoszeń i podejmowania działań następczych. Ma on do wyboru dwie ścieżki, pierwsza z nich to powołanie komisji spośród pracowników przedsiębiorcy, a druga to powołanie komisji zewnętrznej. Komisja ma być niezależna, zwierzchnik nie może rozpatrywać zgłoszenia podwładnego. Nie w każdym podmiocie da się wyłonić komisję spośród pracowników.

Kolejnym z obowiązków pracodawcy przed wdrożeniem procedury jest ustalenie czy została wprowadzona procedura RODO. W przypadku braku wprowadzenia procedury RODO, należy jak najszybciej ją opracować. W przypadku posiadania polityki, należy ustalić zakres konieczny do uzupełnienia. Najczęściej będą to: analiza ryzyka dla zasobów przetwarzających dane osobowe, ocena skutków dla ochrony danych osobowych (DPIA), polityka ochrony danych osobowych czy chociażby klauzule informacyjne.

Pracodawca powinien również określić czy działa u niego zakładowa organizacja związkowa oraz czy zostali wybrani przedstawiciele pracowników. Bez wyboru przedstawicieli pracowników, nie możemy zatwierdzić procedur dla sygnalistów.

Pracodawca winien określić czy zostały u niego wprowadzone również inne procedury z zakresu compliance, jako przykład polityka antymobbingowa, czy procedura AML – przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Nadto, pracodawca winien zdać sobie sprawę z nieprawidłowości, o jakich ma wiedzę i jakie były mu zgłaszane w ostatnim czasie. Powyższe kwestie są znaczące dla określenia niezbędnych do podjęcia prac podczas wdrażania procedury.

Etap trzeci – Co muszę przygotować?

Podstawowym obowiązku pracodawcy jest przygotowanie i wdrożenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. Regulamin musi zostać skonsultowany z zakładową organizacją związkową, a w przypadku jej braku z przedstawicielami pracowników. Regulamin powinien regulować całą ścieżkę od zgłoszenia aż do rozstrzygnięcia sprawy, sposób zgłaszania naruszeń czy określenie osób do których kierowane są zgłoszenia.

Ponadto, pracodawca musi utworzyć kanały zgłoszeń, a więc ustanowić techniczne środki umożliwiające złożenie zgłoszenia. Należy pamiętać o tym że zgłoszenie może nastąpić w każdej formie, ustnej lub pisemnej. Jeśli chodzi o kanały zgłoszeń warto mieć na względzie możliwość poufnej komunikacji ze zgłaszającym czyli całkowitą poufność zgłaszającego, możliwość swobodnego podglądu aktualnego etapu zgłoszenia, czy prostotę samego zgłoszenia.

Etap czwarty – Na co powinienem uważać po wdrożeniu procedury?

Pracodawca jest zobowiązany nie tylko wdrożyć procedurę, ale także ją stosować. Pracodawca musi prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, a po przeprowadzeniu całej procedury dotyczącej wyjaśnienia zgłoszenia (działania następcze), jest zobligowany do powiadomienia sygnalisty o sposobie zakończenia postępowania.

Dyrektywa i projekt ustawy przewidują, że osoba, która dokona zgłoszenia, będzie podlegać ochronie, co oznacza nie mogą być wobec niej podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Ochrona ta jest udzielana pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia, i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa. Należy pamiętać, że to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte wobec pracownika działanie nie jest działaniem odwetowym. Udowodnienie tego może powodować znaczne trudności po stronie pracodawcy.

Do przykładowych zakazanych działań odwetowych można zaliczyć:

1. odmowę nawiązania stosunku pracy,
2. wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia,
3. obniżenie wynagrodzenia,
4. pominięcie przy awansowaniu, szkoleniach,
5. negatywną ocenę wyników pracy,
6. mobbing/dyskryminację/niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie,
7. działania zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze.

Jak widać ochrona sygnalistów nie jest prostym zagadnieniem. Pomimo wielu ogólnodostępnych informacji na ten temat, osoba nieznająca całej procedury może mieć kłopot z jej wprowadzeniem, a następnie zastosowaniem.

Wadliwe wdrożenie procedury może być podstawą do nałożenia dotkliwej kary względem pracodawcy i nie chodzi tu tylko o odpowiedzialność odszkodowawczą. Za brak ustanowienia procedury, projekt ustawy przewiduje karę grzywny, za naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości osoby, która dokonała zgłoszenia – nawet karę pozbawienia wolności do roku, ale za działania odwetowe – nawet do 3 lat pozbawienia wolności. Aby zminimalizować możliwość wystąpienia tej odpowiedzialności zalecane jest skorzystanie z pomocy specjalistów.

Autorzy:

Patryk Konieczny
Prawnik w Kancelarii Radców Prawnych Tomasz Czapczyński

Anna Kałużna
Radca prawny w Kancelarii Radców Prawnych Tomasz Czapczyński