Nowe przepisy dotyczące mobbingu i dyskryminacji coraz bliżej

Od 5 listopada br. zaczną obowiązywać nowe przepisy dotyczące mobbingu i dyskryminacji w miejscu pracy. Dla pracodawców oznacza to nie tylko konieczność przejrzenia regulaminów i procedur, ale przede wszystkim większy nacisk na rzeczywiste działania zapobiegające nieprawidłowościom. W wielu firmach samo posiadanie polityki antymobbingowej może już nie wystarczyć.

Zmiany w przepisach dotyczących mobbingu powinny zainteresować nie tylko działy HR. To również temat dla zarządów, osób odpowiedzialnych za compliance oraz menedżerów kierujących zespołami. Nowe regulacje wyraźniej niż dotychczas wskazują, że przeciwdziałanie mobbingowi powinno być procesem, a nie jednorazowym obowiązkiem sprowadzającym się do przygotowania dokumentu.

Pracodawca będzie musiał zwracać większą uwagę na to, czy stosowane w organizacji rozwiązania rzeczywiście pozwalają zapobiegać niepożądanym zachowaniom, odpowiednio wcześnie je wykrywać oraz właściwie reagować na zgłoszenia pracowników.

Procedura na papierze może być za mało

W wielu przedsiębiorstwach polityka antymobbingowa od lat funkcjonuje jako jeden z dokumentów wewnętrznych. Problem pojawia się wtedy, gdy pracownicy nie wiedzą, w jaki sposób zgłosić niepokojącą sytuację, kto powinien zająć się sprawą albo jak wygląda dalsze postępowanie. Po zmianie przepisów takie podejście może oznaczać dla pracodawcy większe ryzyko.

Firmy powinny więc sprawdzić nie tylko samą treść obowiązujących regulacji, lecz także sposób ich stosowania w praktyce. Znaczenie będzie miało między innymi to, czy pracownicy znają procedurę, czy zgłoszenia mogą być składane w sposób zapewniający odpowiednią poufność oraz czy osoby rozpatrujące sprawy mają jasno określone kompetencje.

Istotne będzie również dokumentowanie działań podejmowanych przez pracodawcę. W razie sporu sama deklaracja, że firma przeciwdziałała mobbingowi, może być niewystarczająca. Ważne będzie wykazanie, jakie konkretne działania rzeczywiście zostały podjęte.

Większe ryzyko finansowe dla pracodawcy

Nowe przepisy podnoszą również wagę finansowych konsekwencji mobbingu. Minimalne zadośćuczynienie ma wynosić sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę. To sprawia, że nieprawidłowo funkcjonujące procedury mogą stać się dla firmy nie tylko problemem organizacyjnym i wizerunkowym, ale również realnym ryzykiem finansowym.

W przypadku większych organizacji jeden konflikt może też prowadzić do szerszej analizy sposobu zarządzania zespołem, funkcjonowania działu HR czy reakcji przełożonych na wcześniejsze sygnały od pracowników. Dlatego przedsiębiorcy powinni spojrzeć na nowe regulacje szerzej niż wyłącznie przez pryzmat zmian w dokumentacji.

Szczególna rola menedżerów

Jednym z najtrudniejszych elementów przygotowania firmy do nowych przepisów może być odpowiednie przeszkolenie osób zarządzających pracownikami. Granica między wymagającym stylem zarządzania a zachowaniem, które może zostać uznane za niedopuszczalne, nie zawsze jest dla menedżerów oczywista. Problemy pojawiają się szczególnie tam, gdzie w organizacji panuje silna presja na wyniki, komunikacja odbywa się pod dużą presją czasu, a konflikty są rozwiązywane nieformalnie.

Dlatego sama zmiana regulaminu może nie wystarczyć. Pracodawcy powinni również zadbać o to, aby kadra kierownicza wiedziała, jak reagować na pierwsze sygnały konfliktu i w jaki sposób postępować, gdy pracownik zgłasza problem.

Co firmy powinny sprawdzić przed 5 listopada?

W praktyce przygotowania warto rozpocząć od audytu obecnie obowiązujących rozwiązań. Szczególnie ważne jest sprawdzenie, czy procedury odpowiadają rzeczywistemu sposobowi funkcjonowania organizacji. Pracodawca powinien wiedzieć, kto przyjmuje zgłoszenia, w jaki sposób są one rozpatrywane, jak zapewniana jest poufność i jak dokumentowane są podejmowane działania. W większych organizacjach konieczne może być również uporządkowanie odpowiedzialności pomiędzy działem HR, compliance, przełożonymi i zarządem.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 osób będą musieli odpowiednio uregulować zasady i sposób prowadzenia działań przeciwdziałających mobbingowi oraz dyskryminacji.

Czasu jest więcej niż kilka tygodni, ale wdrożenie może potrwać

Nowe regulacje zaczną obowiązywać 5 listopada 2026 r. Z perspektywy przedsiębiorstwa może się wydawać, że na przygotowanie pozostało jeszcze dużo czasu. W dużej firmie opracowanie zmian, ich konsultacja, przeszkolenie kadry i faktyczne wdrożenie nowych zasad może jednak potrwać znacznie dłużej niż samo przygotowanie dokumentów.

Dlatego przedsiębiorstwa, które nie przeprowadziły jeszcze przeglądu swoich procedur, powinny zacząć od odpowiedzi na podstawowe pytanie: czy nasz system przeciwdziałania mobbingowi działa również w praktyce, czy istnieje przede wszystkim na papierze?