Monitoring w zakładzie pracy a przepisy

Wideomonitoring w zakładach pracy jest popularnym narzędziem, które wspiera pracodawców w zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników i mienia firmy.

Jednakże monitorowanie wizyjne wymaga ścisłego przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności rozporządzenia RODO oraz przepisów kodeksu pracy. W artykule przedstawiamy zasady, które pracodawcy muszą uwzględnić, aby zgodnie z prawem stosować wideomonitoring w swoim zakładzie pracy.

Podstawy prawne monitoringu w miejscu pracy

Kodeks pracy, w art. 22², jasno określa podstawy prawne, według których pracodawca może stosować monitoring. Monitoring może być prowadzony wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, takich jak konieczność zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrona mienia firmy, czy potrzeba zachowania tajemnic, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. RODO natomiast nakłada na pracodawców dodatkowe obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych, szczególnie że monitoring obejmuje przetwarzanie wizerunku, czyli danych osobowych pracowników. Pracodawca musi również wykazać, że stosowanie monitoringu jest proporcjonalne do celu, który ma zostać osiągnięty, co oznacza, że musi istnieć wyważenie między interesem pracodawcy a prawami pracowników​.

Zakres stosowania monitoringu

Monitoring powinien obejmować wyłącznie obszary niezbędne do osiągnięcia założonych celów. Zgodnie z przepisami, monitoring wizyjny nie powinien obejmować pomieszczeń prywatnych pracowników, takich jak szatnie, sanitariaty, stołówki czy palarnie. W wyjątkowych przypadkach monitoring w takich pomieszczeniach jest dopuszczalny jedynie wtedy, gdy jest to konieczne do zapewnienia bezpieczeństwa i nie narusza to godności pracowników​.

Pracodawco! pamiętaj o obowiązku informacyjnym

Zgodnie z art. 13 RODO pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o zastosowaniu monitoringu. W praktyce oznacza to, że pracodawca musi uprzedzić pracowników o rejestrowaniu obrazu i celu jego wykorzystania. Dodatkowo, wymagane jest wyraźne oznakowanie monitorowanych obszarów, aby każda osoba przebywająca na terenie zakładu pracy wiedziała, że znajduje się pod nadzorem kamer.

Warto podkreślić, że sama informacja o monitoringu powinna być szczegółowa i zrozumiała, a pracodawca powinien dołożyć starań, aby pracownicy wiedzieli, jakie dane są gromadzone, jak długo będą przechowywane oraz kto będzie miał do nich dostęp​.

Przechowywanie i udostępnianie nagrań

Zgodnie z regulacjami RODO i kodeksu pracy, nagrania z monitoringu mogą być przechowywane jedynie przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Przepisy Kodeksu pracy wskazują, że standardowy czas przechowywania wynosi maksymalnie trzy miesiące. Wyjątkowo, okres ten może zostać przedłużony, jeśli nagranie stanowi dowód w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

Dostęp do nagrań powinien być ściśle ograniczony i kontrolowany. Do przetwarzania danych z monitoringu uprawnieni są wyłącznie wyznaczeni pracownicy, a wszelkie udostępnianie danych, np. organom ścigania, powinno być starannie ewidencjonowane. Ponadto pracownicy mają prawo do wglądu w swoje dane osobowe, co może obejmować nagrania, na których zostali zarejestrowani, jeśli jest to możliwe do zrealizowania technicznie i organizacyjnie.

Pamiętajmy o przestrzeganiu zasady minimalizacji danych

Kluczowa zasada RODO, taka jak zasada minimalizacji danych, odnosi się również do wideomonitoringu. Oznacza to, że monitoring wizyjny powinien być stosowany jedynie w takim zakresie, który jest konieczny do osiągnięcia zamierzonych celów. Nadmiarowy monitoring lub rejestracja dźwięku (o ile nie jest to absolutnie uzasadnione) mogą zostać uznane za naruszenie przepisów. Wdrożenie takiego rozwiązania wymaga rzetelnej analizy ryzyka oraz konieczności ochrony prywatności pracowników.

Podsumowanie

Wideomonitoring w zakładzie pracy może być skutecznym narzędziem zarządzania bezpieczeństwem, ale jego stosowanie wymaga zachowania ścisłych reguł zgodności z przepisami RODO i kodeksu pracy. Pracodawcy muszą zadbać o wyraźne cele stosowania monitoringu oraz informować pracowników o ich prawach, co zostanie zrealizowane przez wprowadzenie odpowiednich zapisów do Regulaminu pracy i Polityki RODO.

Jeżeli posiadasz monitoring w swoim zakładzie lub biurze, sprawdź, czy wprowadziłeś wymagane regulacje. Jeżeli zastanawiasz się czy są one wystarczające, skontaktuj się z nami.