Koronawirus – forma elektroniczna i forma dokumentowa zawarcia umowy

W obecnej sytuacji, kiedy wielu pracodawców zdecydowało się na wprowadzenie w swoich przedsiębiorstwach możliwości pracy zdalnej, pojawiły się liczne pytania co do możliwości zawarcia umów bez konieczności spotkania się z kontrahentem. Jak zawrzeć taką umowę by była ona prawnie skuteczna?

Standardowo umowy zawiera się na piśmie, również standardowo zamieszcza się w nich zapis, że wszelkie ich zmiany mogą nastąpić wyłącznie w formie pisemnej.

Wymaganie formy pisemnej określa art. 78 kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym uregulowaniem dla zachowania formy pisemnej niezbędne jest nie tylko utrwalenie treści oświadczenia woli na papierze, ale konieczne jest także własnoręczne podpisanie tego oświadczenia przez składającego je. Podpis na dokumencie obejmującym oświadczenie musi być własnoręczny, w związku z czym wymagania tego nie spełnia podpis na dokumencie przesłanym skanem lub faksem, który jest tylko kopią.

W obecnej sytuacji należy mieć na uwadze, że zachowaniem formy pisemnej jest również wymiana dokumentów podpisanych przez każdą ze stron, zawierających treść ich oświadczeń woli konstytuujących określoną czynność prawną. W takiej sytuacji każda ze stron umowy osobno podpisuje inny egzemplarz dokumentu zawierającego oświadczenia woli tych stron, albo też każdy dokument zawiera oświadczenie woli tylko jednej strony i tylko przez nią jest podpisany. W tych sytuacjach do zawarcia umowy potrzebna jest wymiana tych dokumentów np. w drodze korespondencji pocztowej.

Od kilku lat mamy również możliwość zawarcia umowy w tzw. formie dokumentowej, co w praktyce oznacza podpisanie jej elektronicznie jednak bez wymogu posiadania podpisu elektronicznego zabezpieczonego kwalifikowanym certyfikatem.

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wymagane będzie złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Tym samym forma ta ma mniej sformalizowany charakter niż forma pisemna. Dodatkowo forma dokumentowa nie wymaga aby dokument opatrzony był podpisem, lecz także przewiduje, że walor dokumentu przysługiwać będzie informacji zapisanej na nośniku innym niż papier. Wystarczy, że sposób utrwalenia informacji będzie umożliwiał jej zachowanie i odtworzenie. Tym samym za dokument uznawane będą obrazy, wiadomości e-mail, sms czy też pliki komputerowe.

Art. 77 ² : [Oświadczenie woli w postaci dokumentu] Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Zatem, w ocenie Kancelarii, umowę można skutecznie podpisać poprzez wydrukowanie treści podpisanie i przesłanie podpisanego skanu na potwierdzony uprzednio adres e-mail kontrahenta. Zaleca się przy tym następnie wymienić się papierowymi egzemplarzami umowy. Dla bezpieczeństwa i celów dowodowych do treści umowy proponujemy wpisać odpowiednią klauzulę w umowie, przykładowo:

Strony zgodnie dopuszczają zawarcie, zmianę i rozwiązanie umowy w formie dokumentowej przewidzianej w art. 77 ² k.c. Takie czynności mogą być wykonane jedynie przez osoby umocowane do reprezentowania Stron w realizacji niniejszej umowy i za pośrednictwem wskazanych tam środków komunikacji elektronicznej (e-mail, numer telefonu).