Klauzula poufności – sposób na zabezpieczenie danych firmy

Prowadzenie przedsiębiorstwa wiąże się z operowaniem danymi, które nie mogą być podane do informacji publicznej. Przedsiębiorca musi zachować dla siebie dane pracowników, natomiast ci drudzy powinni zachować w tajemnicy pewne informacje dotyczących firmy. Zobowiązuje ich do tego klauzula poufności. Co należy w niej zawrzeć i jakich danych dotyczy ten dokument?

Klauzula poufności a czyn nieuczciwej konkurencji

Jeśli pracownik podpisze klauzulę poufności, zobowiązuje się do utrzymania w tajemnicy informacji i danych określonych w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Nie może ich ujawniać osobom nieuprawnionym ani pozyskiwać ich, o ile nie zostanie do tego upoważniony. Dotyczy to przede wszystkim:

• informacji technicznych, technologicznych oraz związanych z organizacją przedsiębiorstwa,
• wszystkich pozostałych informacji mających wartość gospodarczą (dot. to informacji, które nie są powszechnie znane osobom zajmującym się tego rodzaju danymi albo takich, do których dostęp jest utrudniony).

Jakie czyny podlegają karze?

Zdarza się, że pozyskanie wyżej wymienionych informacji nie odbywa się za zgodą osoby uprawnionej do korzystania z nich. Bywa też, że osoba, która chce pozyskać dane korzysta z nieuprawnionego dostępu, by przywłaszczyć lub skopiować dokumenty, przedmioty, materiały, substancje bądź pliki elektroniczne, np. wiadomości mailowe, które zawierają ważne dane. Tego typu czyny podlegają karze i klauzula poufności ich zabrania.

Zakazane jest także wykorzystanie lub ujawnienie informacji, gdy jest to sprzeczne z wymogami zawartymi w ustawie lub innym akcie prawnym. Kara będzie nałożona również wówczas, gdy w momencie ujawniania, wykorzystania lub pozyskania danych osoba była świadoma tego, że zostały one uzyskane przez kogoś, kto zrobił to bezprawnie.

Nie można też wykorzystywać tajemnic przedsiębiorstwa oferując, produkując, wprowadzając do obrotu, transportując lub przechowując towary, jeśli wiadomo, że ich właściwości albo proces ich wytwarzania bądź zbywania jest związany z popełnieniem czynu określonego jako czyn nieuczciwej konkurencji.

Wyjątkowe sytuacje

Klauzula poufności bierze też pod uwagę wyjątkowe sytuacje. Na przykład, jeśli informacje zostaną ujawnione, wykorzystane bądź pozyskane po to, by zabezpieczyć interes chroniony prawem i jest to całkowicie uzasadnione, wtedy nie uważa się tego za czyn nieuczciwej konkurencji.

Dotyczy to także takich sytuacji, kiedy wymienione wcześniej działania zostały podjęte w ramach korzystania ze swobody wypowiedzi lub po to, by ujawnić nielegalne działania podejmowane przez przedsiębiorstwo. Można ujawnić tajne dane także wtedy, gdy informacje są przekazywane przedstawicielom pracowników i bez tego nie mogliby oni prawidłowo wykonywać swoich funkcji.

Prawo pozwala na ujawnianie tajemnic przedsiębiorstwa także wtedy, gdy jest to rezultat niezależnego:

• odkrycia,
• wytworzenia,
• obserwacji,
• badania,
• rozłożenia na części,
• testowania przedmiotu dostępnego publicznie lub posiadanego legalnie przez kogoś, kto pozyskał informacje i który miał do tego niczym nie ograniczone prawo.

Co należy zawrzeć w klauzuli?

Poprawnie sformułowana klauzula powinna zawierać informacje dotyczące czasu jej obowiązywania, który zwykle wynosi 3 lata. Warto opisać w niej także przypadki, kiedy można wykorzystywać tajemnice firmy i w jakim zakresie można to robić. Dobrym rozwiązaniem jest również zawarcie informacji o tym, jakie kary są przewidziane dla osoby, która nie dotrzyma zobowiązań zawartych w klauzuli.

Jeśli nie jesteś pewien, jak sformułować klauzulę poufności we właściwy sposób – chętnie się tego podejmiemy. Weźmiemy pod uwagę zarówno specyfikę branży, jak i indywidualne wymagania Twojego przedsiębiorstwa.