Polski rynek pracy wchodzi w okres dużych zmian, które mogą istotnie wpłynąć na sposób funkcjonowania przedsiębiorstw.

Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) ma wprowadzić największe od lat zmiany w nadzorze nad przestrzeganiem prawa pracy. Nowe przepisy, które mają wejść w życie na początku 2026 roku, znacząco rozszerzają kompetencje inspektorów. W praktyce oznacza to, że PIP będzie mogła nie tylko kontrolować, ale również decydować o tym, czy zawarte w firmie umowy cywilnoprawne lub kontrakty B2B faktycznie nie powinny zostać przekształcone w etaty. Zmiany te wynikają z realizacji Krajowego Planu Odbudowy i mają na celu usprawnienie systemu kontroli zatrudnienia poprzez cyfryzację procesów, wymianę danych między instytucjami i zwiększenie skuteczności egzekwowania prawa pracy.

Dla przedsiębiorstw przemysłowych, które często zatrudniają setki osób w oparciu o zróżnicowane formy współpracy, to zmiana o fundamentalnym znaczeniu. Otwiera bowiem zupełnie nowy etap w relacjach między pracodawcą a państwem – etap, w którym decyzja administracyjna inspektora może zastąpić orzeczenie sądu.

Przekształcanie umów w trybie natychmiastowym

Najdalej idącą zmianą w projektowanej ustawie jest przyznanie inspektorom PIP prawa do wydawania decyzji administracyjnych o przekształceniu nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych (zleceń, kontraktów B2B) w umowy o pracę.

To całkowita zmiana dotychczasowego modelu. Obecnie, gdy inspektor stwierdzi, że dana umowa ma cechy stosunku pracy, może jedynie wystąpić z powództwem do sądu. Po zmianach decyzja PIP będzie natychmiast wykonalna – pracownik zyska prawa wynikające z Kodeksu pracy, a przedsiębiorca zostanie zobowiązany do niezwłocznego dostosowania zatrudnienia i uregulowania zaległych świadczeń.

W praktyce oznacza to, że pracodawca będzie musiał niezwłocznie uregulować wszystkie wynikające z Kodeksu pracy zobowiązania – w tym wypłaty za nadgodziny, składki ZUS czy ekwiwalenty urlopowe. Dla firm przemysłowych, które często korzystają z usług zewnętrznych wykonawców, może to oznaczać konieczność gruntownej weryfikacji całego modelu zatrudnienia.

Zdalne kontrole i wymiana danych – nowy wymiar nadzoru

Projekt ustawy przewiduje wprowadzenie zdalnych kontroli oraz pełną integrację danych pomiędzy PIP, ZUS i Krajową Administracją Skarbową.

To rozwiązanie ma zwiększyć efektywność nadzoru, ale też diametralnie zmienia sposób, w jaki przedsiębiorstwa będą kontrolowane. W praktyce oznacza to, że inspektorzy będą mogli szybko ustalić, czy przedsiębiorstwo płacące wysokie składki za zleceniobiorców nie zatrudnia ich faktycznie w warunkach etatu.

Kontrole będą oparte na analizie ryzyka – czyli nie przypadkowe, lecz ukierunkowane na branże i firmy, w których prawdopodobieństwo naruszeń jest największe. Dla dużych zakładów produkcyjnych, w których współpraca z na umowie zlecenia lub z podwykonawcami jest normą, może to oznaczać znaczące zwiększenie częstotliwości audytów. Od decyzji inspektora będzie można odwołać się w ciągu 7 dni do Głównego Inspektora Pracy, a następnie – w ciągu miesiąca – do sądu pracy. W tym czasie decyzja pozostaje wykonalna, co oznacza, że przedsiębiorca musi wdrożyć jej skutki niezależnie od złożenia odwołania.

Nowe sankcje i konsekwencje dla pracodawców

Projekt ustawy przewiduje również istotne zwiększenie wysokości kar finansowych. Maksymalna grzywna nakładana przez PIP ma wzrosnąć do 60 000 zł. Dodatkowo, decyzje inspektorów będą wydawane w oparciu o analizę ryzyka, a nie – jak dotychczas – głównie na podstawie skarg.

Z punktu widzenia firm przemysłowych to istotna zmiana w filozofii kontroli: PIP będzie reagować nie tylko na konkretne przypadki naruszeń, lecz systemowo analizować dane o zatrudnieniu i składkach.

Przekształcenie umowy cywilnoprawnej lub kontraktu B2B w umowę o pracę będzie mieć także konsekwencje podatkowe i składkowe. Pracodawca stanie się płatnikiem zaliczek PIT oraz składek ZUS za cały okres objęty decyzją PIP. Może to oznaczać konieczność złożenia korekt deklaracji i dopłaty zaległych kwot wraz z odsetkami.

Firmy mogą stanąć przed koniecznością dokonania korekt obejmujących wiele miesięcy lub nawet lat. Warto zatem z wyprzedzeniem ustalić z działem finansowym i doradcami podatkowymi zasady współpracy na wypadek decyzji PIP, aby uniknąć ryzyka sankcji i błędów rozliczeniowych.

Wątpliwości konstytucyjne i praktyczne problemy

Choć intencją ustawodawcy jest wzmocnienie ochrony pracowników, eksperci wskazują, że projekt może budzić wątpliwości konstytucyjne. Pojawia się pytanie, czy przekazanie PIP kompetencji quasi-sądowych nie naruszy zasady trójpodziału władzy.

Kontrowersje budzi również tryb odwoławczy. Pracodawcy będą mogli zaskarżyć decyzję PIP, ale dopiero po jej wykonaniu – co w praktyce może prowadzić do poważnych problemów organizacyjnych, szczególnie w przedsiębiorstwach o dużej skali zatrudnienia.

Co zyskają pracownicy

Z perspektywy pracowników nowe przepisy mają na celu ułatwienie dochodzenia praw, bez konieczności wszczynania wielomiesięcznych procesów sądowych. Decyzja inspektora pracy pozwoli szybciej uzyskać uprawnienia takie jak płatny urlop, wynagrodzenie za nadgodziny czy ochrona przed nieuzasadnionym zwolnieniem.

W założeniu ma to ograniczyć zjawisko „fikcyjnych” umów cywilnoprawnych, które od lat są jednym z najczęściej krytykowanych elementów polskiego rynku pracy.

Co powinni zrobić przedsiębiorcy

Nowelizacja ustawy o PIP wymusi na firmach konieczność dokładnej weryfikacji stosowanych form współpracy. Duże zakłady, w których część personelu funkcjonuje na kontraktach B2B lub zleceniach, powinny już dziś rozpocząć audyt wewnętrzny, aby zidentyfikować potencjalne obszary ryzyka.

Rekomendacje dla menedżerów i działów prawnych

1. Przeprowadź audyt umów – sprawdź, które umowy cywilnoprawne mogą mieć cechy stosunku pracy i przygotuj plan ich modyfikacji.
2. Zaktualizuj procedury – opracuj polityki i instrukcje regulujące zasady współpracy z podwykonawcami i kontraktorami.
3. Przygotuj się na zdalne kontrole – zapewnij pełny dostęp do dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej oraz sprawny obieg informacji między działami HR, prawnym i finansowym.
4. Zadbaj o szkolenia dla kadry kierowniczej – menedżerowie powinni wiedzieć, jak rozpoznawać sytuacje, w których współpraca może być zakwalifikowana jako stosunek pracy.
5. Uwzględnij ryzyka w budżecie – przekształcenie umów może oznaczać konieczność uregulowania zaległych składek i świadczeń. Warto przygotować się finansowo na takie scenariusze.

Nowa rzeczywistość dla rynku pracy

Projekt nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy znajduje się na etapie rządowych prac legislacyjnych – został opublikowany w sierpniu 2025 r. i oczekuje na dalsze procedowanie. Jego przyjęcie planowane jest na IV kwartał 2025 roku. Choć nie jest jeszcze znany ostateczny kształt przepisów, kierunek zmian jest już przesądzony. Ich celem jest wzmocnienie roli inspektorów pracy i zwiększenie skuteczności egzekwowania przepisów prawa pracy.

Dla przemysłu to moment, w którym warto przestać traktować kontrolę PIP jako formalność, a zacząć postrzegać ją jako realne ryzyko regulacyjne. Odpowiednie przygotowanie – audyt umów, uporządkowanie modeli współpracy i weryfikacja procesów kadrowych – może przesądzić o tym, czy nowy system będzie źródłem problemów, czy narzędziem porządkującym relacje z personelem.