Compliance – czym jest i dlaczego jest tak ważne w organizacji?

Z istnieniem firmy zawsze związane są pewnego rodzaju ryzyka. Najczęściej przedsiębiorcy skupiają się stricte na ryzykach finansowych i ekonomicznych, podczas gdy wciąż bagatelizowany jest szczególny rodzaj ryzyka – ryzyko prawne. Tego typu ryzyko można zmniejszyć korzystając z compliance w firmie. Z niniejszego artykuły dowiesz się, czym jest i co oznacza compliance, czy warto wprowadzić compliance w firmie, kim jest compliance officer i jak zacząć wdrażać compliance w organizacji.

Czym jest compliance?

Zrozumieć, czym jest compliance najłatwiej jest poprzez przetłumaczenie tego wyrażenia na język polski. Compliance z angielskiego rozumieć można jako „zgodność”, tłumaczenie to trafia w sedno compliance w organizacji, bo kiedy mowa o compliance w działalności to mowa o zgodności z prawem. Mówiąc szerzej, do compliance zaliczyć należy wszelkiego rodzaju procedury, działania, czy rozwiązania organizacyjne, które zapewnią funkcjonowanie firmy zgodnie z prawem. Dlatego właśnie compliance zmniejsza ryzyko prawne.

Compliance w organizacji ma zapewniać etyczne i zgodne z prawem funkcjonowanie firmy, jest to bardzo złożone zagadnienie, wiążące się z wieloma płaszczyznami, takimi jak ocena ryzyka, zapewnianie zgodności, doradztwo, czy kontrola.

Szczegółowy artykuł o ryzyku prawnym znajduje się już na naszej stronie. Zachęcamy do zapoznania się z nim. Dla przypomnienia ryzyko prawne stanowi zagrożenie, które wynika pośrednio lub bezpośrednio z nieprzestrzegania przepisów prawnych oraz zawartych umów. Nieprzerwanie wiąże się z nim zagrożenie poniesienia strat na skutek prowadzenia przez przedsiębiorstwo aktywności wykraczających poza ramy odpowiednich regulacji, prawnych bądź kontraktowych.

Compliance officer – czyli kto?

Brak kontroli nad ryzykiem prawnym może prowadzić do poważnych problemów prawnych. Kontrolę nad nim sprawować może compliance officer, stanowisko to sprawuje osoba, której zadaniem jest minimalizowanie przedstawionego ryzyka. Do obowiązków compliance officera należy również przeprowadzanie audytów, analiz i kontroli działania organizacji w zakresie norm prawnych, regulacji wewnętrznych, a także z rozmaitymi standardami, norm czy dobrych praktyk, które wynikają ze specjalizacji branży.

Osoba będąca compliance officerem odpowiada również za edukowanie pracowników, przyjmowanie zgłoszeń dotyczących nadużyć oraz promowanie dobrych praktyk oraz działań mających na celu zwalczanie i przeciwdziałania naruszeniom przepisów.

Sprawnie funkcjonujący compliance officer zapobiega stratą finansowym firmy oraz utraty jej reputacji.

Pojawia się więc pytanie, czy konieczne jest posiadanie w swojej firmie compliance officera? Najważniejsze, aby zadania compliance officera były wykonywane, żeby samo compliance było obecne w przedsiębiorstwie. Jeżeli chcemy przykładowo wykonać okresową kontrolę w swoim przedsiębiorstwie lub zależy nam na sprawdzeniu zgodności przyszłych działań z normami prawnymi, to w takim przypadku skorzystanie z zewnętrznych kancelarii oferujących usługi compliance wydaje się mnie kosztowne, niż stałe zatrudnianie specjalisty. Co więcej, z naszych obserwacji wynika, że podmiot zajmujący się compliance w firmie musi posiadać praktyczną wiedzę nie tylko z zakresu funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale również prawa. Zakres ryzyk jest bardzo szeroki, co powoduje, że osoby wyznaczone na stanowisko compliance officera wewnętrznie i tak potrzebują wsparcia Kancelarii w pewnych obszarach prawa.

Jak wdrożyć compliance w firmie?

Wdrożenie compliance wiąże się z działaniami całej firmy i musi to być decyzja świadoma. Jest to proces wewnętrzny – związany przykładowo z koniecznością przeszkolenia pracowników, ale również zewnętrzny – związany z klientami, kontrahentami itd. gdzie trzeba przykładowo podjąć kroki dotyczące ochrony danych.

Aby zaprojektować adekwatny do ryzyk i przedmiotu działalności system compliance trzeba na początku ustalić, na jakie ryzyka jesteśmy narażeni. Na tym etapie należy między innymi precyzyjnie ustalić obszar działania przedsiębiorstwa oraz jego strukturę. W dalszej kolejności zacząć podejmować działania mające zapobiegać występowaniu ryzyk, to jest między innymi monitorowanie zmian w przepisach, wdrożenie procedur i regulaminów postępowania w sytuacjach ryzyka, utworzenie narzędzi umożliwiających osobom trzecim (w tym pracownikom) bezpiecznego zgłaszania zauważonych nieprawidłowości w zakresie przestrzegania przepisów w firmie, a także ustalenie procedur działań następczych. Przy podejmowaniu działań wdrażających compliance w firmie należy uwzględnić szeroki zakres okoliczności wewnętrznych i zewnętrznych.

Nie są to wszystkie konieczne kroki, które należy podjąć w celu wdrożenia compliance w firmie. Jeżeli jesteś zainteresowany dokładniejszym opisem, polecamy zapoznać się z naszym artykułem dotyczycącym ryzyka prawnego.

Wdrożenie compliance w firmie to duże wyzwanie, dlatego aby zrobić to jak najskuteczniej, warto skorzystać z pomocy podmiotów zewnętrznych, takich jak kancelarie prawne. Zewnętrzny specjalista do spraw compliance, nie tylko pomoże je wdrożyć, ale również może doradzić, jakie dobre praktyki stosować. Należy też pamiętać, że osoba tak będzie mieć większą wiedzę prawną niż pracownik wewnątrz firmy.

Compliance – czy warto?

Kończąc nasze rozważania odpowiemy na jeszcze jedno pytanie, czy warto wprowadzać compliance w firmie? Tak! Wdrożenie compliance to bardzo duża zmiana, jednakże może ona zminimalizować ryzyko wystąpienia nieprawidłowości natury prawnej, co skutkować może uniknięciem konsekwencji prawnych lub finansowych i przyczyni się do zwiększanie ogólnego bezpieczeństwa firmy.