Biała lista podatników VAT [Aktualizacja]

Od 1 września 2019 r. działa tzw. „biała lista podatników VAT”. Można ją znaleźć pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/

Czym jest ta lista? To publiczny rejestr podatników, jednakże – wbrew swojej nazwie – jego skutki nie ograniczają się wyłącznie do kwestii podatku VAT. Lista obejmuje nie tylko podmioty figurujące w rejestrze VAT (w tym także, jako podatnicy zwolnieni), ale także podmioty, którym status ten został odebrany, jak również podmioty, których rejestracji jako VATowców odmówiono i którym rejestrację przywrócono.

Wśród szeregu informacji, które możemy znaleźć na liście znajduje się także jedna z najważniejszych, tj. informacja o numerze rachunku bankowego. Ta informacja począwszy od 1 stycznia 2020 r. stanie się bardzo istotna. Począwszy bowiem od początku 2020 roku, płatność na rachunek inny, niż ujawniony na białej liście VAT będzie skutkowała następującymi sankcjami:

1. odpowiedzialnością solidarną za niezapłacony przez naszego kontrahenta VAT,
2. brakiem możliwości zaliczenia w koszty płatności za dostarczone przez kontrahenta towary lub usługi.

Szczegóły tych rozwiązań przedstawiamy poniżej oraz na infografice.

Jakie są skutki wprowadzenia listy w zakresie VAT?

W okresie od 1 września do 31 grudnia 2019 r. biała lista VAT ma znaczenie jedynie informacyjne i pozwala na ustalenie statusu naszych VAT kontrahentów. Oczywiście nie sposób będzie przed organami skarbowymi wykazywać nieznajomości tego statusu, jednakże tu w zasadzie nic nie zmienia się względem dostępnych dotychczas narzędzi wyszukiwania – wyszukiwarka VAT istniała bowiem już wcześniej.

Co istotne – wyszukiwarka ma walor wyłącznie krajowy. Jeśli chcemy sprawdzić status VAT naszego kontrahenta z Unii Europejskiej (co jest istotne przy wewnątrzwspólnotowych dostawach i nabyciach towarów i usług) powinniśmy skorzystać z wyszukiwarki Komisji Europejskiej, dostępnej pod tym linkiem.

Zmiany nastąpią jednak z dniem 1 stycznia 2020 r. Od tej daty w życie wejdzie art. 117ba Ordynacji podatkowej, który wprowadza odpowiedzialność solidarną za niezapłacony przez naszego kontrahenta należny podatek VAT (sic!).

Co zrobić, żeby się uchronić przed odpowiedzialnością solidarną za niezapłacony przez kontrahenta podatek VAT?

W zasadzie możliwość uniknięcia takich skutków następuje wyłącznie, jeżeli:

1. dokonamy zapłaty na rachunek widniejący na białej liście,
2. dokonamy zapłaty na inny rachunek, ale poinformujemy o tym właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego w terminie 3 dni (por. szczegółowe wyjaśnienie w punkcie „Jak korzystać z białej listy płacąc należności?”),
3. zapłacimy z użyciem split-payment

Uwaga! W podatku VAT nie chroni nas wartość transakcji poniżej kwoty 15 000 zł brutto!

Jak widać – biała lista będzie więc z pewnością kolejnym narzędziem, które ma naciskać na podatników VAT, celem „nakłonienia” ich do korzystania z mechanizmu płatności podzielonej (split-payment) i to pomimo, iż w większości wypadków mechanizm ten jest wciąż teoretycznie dobrowolny.

Jakie są skutki w podatkach dochodowych?

Skutki białej listy w zakresie podatków dochodowych również pojawią się z dniem 1 stycznia 2020. Od tej daty, jeśli dokonamy przelewy na rzecz naszego kontrahenta na rachunek nieujawniony na liście stracimy możliwość „wrzucenia” tej płatności w koszty (odliczenia jej od podatku dochodowego).

Co może ochronić nas, gdy chodzi o skutki w podatkach dochodowych? Podatnik będzie bezpieczny również w trzech sytuacjach, (ale tylko dwie pierwsze pokrywają się ze zwolnieniami z sankcji w VAT):

1. dokonamy zapłaty na rachunek widniejący na białej liście,
2. dokonamy zapłaty na inny rachunek, ale poinformujemy o tym właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego w terminie 3 dni (por. szczegółowe wyjaśnienie w punkcie „Jak korzystać z białej listy płacąc należności?”),
3. kwota płatności nie przekracza 15 000 zł. Przy tym ważna jest uwaga, iż chroniąca nas kwota 15 000 zł jest kwotą brutto.

Uwaga! W podatku dochodowym nie chroni nas płatność z użyciem split-payment!

Jak korzystać z białej listy płacąc należności?

Niestety w praktyce wprowadzenie białej listy może spowodować, iż jakiekolwiek braki dotyczące przedsiębiorcy na tej liście będą miały skutek odwrotny – przedsiębiorca, który na niej nie widnieje lub który nie ma uwidocznionego swojego rachunku bankowego w praktyce będzie traktowany, jak ten z „czarnej listy”.

Co więc się stanie, jeśli nasz kontrahent na liście nie widnieje, lub jeśli nie ma na niej jego rachunku bankowego? Będziemy mieć wtedy wspomniane 3 dni na zawiadomienie Naczelnika Urzędu Skarbowego o takim przelewie – takie zawiadomienie uchroni nas przed obiema ww. konsekwencjami. Przy tym bardzo ważna jest uwaga – przepisy mówią o trzech dniach (które należy rozumieć, jako kalendarzowe). Stąd jeśli płatności dokonamy w piątek, to termin na zgłoszenie upłynie nam już trzy dni później, tj. w poniedziałek.

Co jednak jeszcze bardziej istotne: zawiadomienie musimy skierować do Naczelnika Urzędu Skarbowego właściwego dla naszego sprzedawcy towarów lub usług. Właściwość tę ustala się zaś w przypadku osób fizycznych po miejscu zamieszkania, które wcale nie musi być tożsame z adresem działalności ujawnianym w CEIDG! Tego adresu możemy zwyczajnie nie znać (trochę łatwiej będzie w wypadku przedsiębiorców niebędących osobami fizycznymi, wpisywanymi do KRS – w Rejestrze ujawniona jest ich siedziba, więc łatwiej będzie ustalić właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego).

Można więc tylko przypuszczać, jak ogromne problemy sprawi biała lista VAT nowym przedsiębiorcom, którzy będą musieli wystawiać faktury VAT, a jednocześnie, których administracja skarbowa będzie jeszcze weryfikować i „trzymać” w stanie niepewności, bez wpisu na białą listę. Każdy, kto ma na białej liście niejasny status „z automatu” staje się nie tylko niepewnym, ale przede wszystkim bardzo niewygodnym (ze względów biurokratycznych) kontrahentem. Z pewnością tacy nowi przedsiębiorcy stracą już na starcie sporą część kontrahentów.

Kto powinien sprawdzić swój status na liście? Czy mój rachunek na pewno tam będzie?

Nie jest wcale oczywistym, że rachunek każdego przedsiębiorcy pojawi się na białej liście. Stąd swój status od razu powinien sprawdzić każdy! Pomijając ściśle informatyczne problemy, wynikające z możliwych nieprawidłowości przy migracji istnieje jeszcze jedno ryzyko dla osób fizycznych. Otóż zakładając działalność gospodarczą zapewne podaliśmy swój numer rachunku bankowego. Ale przecież był to rachunek prywatny (bo ten związany z działalnością możemy założyć dopiero… mając działalność!).

Z pewnością wielu przedsiębiorców zwyczajnie zapomniało zaktualizować swój numer rachunku w CEIDG (znów – w przypadku przedsiębiorców ujawnianych w KRS jest nieco łatwiej, zgłoszenie rachunku następuje bowiem na późniejszym etapie rejestracji, w formularzu NIP-8). Paradoksalnie – jeśli przedsiębiorca nigdy nie otrzymywał zwrotu nadpłaty podatków (chociażby z tego powodu, że jego księgowość sprawnie liczy podatki i nie popełnia błędów), to zapewne administracja skarbowa nigdy nie „użyła” jego rachunku bankowego. To sprzyja zapomnieniu o jego aktualizacji. Może się więc okazać, że we właściwym Urzędzie Skarbowym mamy zgłoszony prywatny rachunek.

Czy jest to problem? Okazuje się, że ogromny. Na białej liście administracja skarbowa ujawnia bowiem tylko rachunki rozliczeniowe. Rachunki prywatne są zaś rachunkami oszczędnościowo-rozliczeniowymi (tzw. RORami). W konsekwencji – nie pojawią się na białej liście.

Co zrobić, jeśli naszego rachunku bankowego nie ma na liście?

Okres od 1 września do 31 grudnia 2020 r. jest okresem przejściowym, gdy chodzi o aktualizację rachunku. Po dwóch pierwszych dniach działania białej listy już widać problemy z migracją danych, które zgłaszają przedsiębiorcy. Warto te 4 miesiące wykorzystać na ewentualne „wyprostowanie” swojego statusu (w tym sprawdzenie, czy podaliśmy prawidłowy – tj. firmowy – rachunek naszemu Urzędowi Skarbowemu oraz czy system skutecznie ściągnął wszystkie nasze dane). Jeśli nasz rachunek bankowy nie wyświetla się na liście, to należy jak najszybciej go zaktualizować:

1. w wypadku osób fizycznych prowadzących działalność – powinna wystarczyć aktualizacja numeru rachunku poprzez elektroniczny system CEIDG (należy zalogować się na swoje konto w CEIDG i kliknąć opcję zaktualizowania danych we wpisie po czym przejść do wypełnienia formularza);
2. w wypadku osób prawnych – należy złożyć formularz aktualizacyjny NIP-8 do swojego Naczelnika Urzędu Skarbowego.

Czynności te powinny (bo gwarancji żadnych nie ma) odnieść skutek najpóźniej kolejnego dnia – migracja danych do białej listy odbywa się bowiem codziennie.

Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania związane z funkcjonowaniem białej listy zapraszamy do kontaktu ze specjalistami naszej Kancelarii.

Robert Drożdż
radca prawny w Kancelarii Radców Prawnych Tomasz Czapczyński